0

Evenimente și responsabilități

În lumina poveștii cu gala în care Olivia Steer a fost premiată pentru nu știu ce (detalii aiciaici sau aici), mi-am adus aminte de niște discuții mai vechi pe care le-am purtat cu câteva persoane. Eu am cam pierdut dezbaterea asupra unuia dintre cele două aspecte pe care o să le scrijelesc acum. Motivul ar fi că “e cam greu” sau “nu e treaba mea”.

E plin de evenimente. Toată lumea le face, toată lumea se duce la ele. Și cumva, rețeta e simplă. Ca un eveniment să fie de succes, ai, cel puțin la prima vedere, nevoie de câteva lucruri simple:

  • sală
  • mâncare
  • băutură
  • speakeri sau workshopuri
  • loc de party
  • bani pentru toate de mai sus și să mai rămână niște profit

Dar eu cred că de-o vreme încoace, lucrurile sunt privite superficial.

Autorizații și asocieri

A organiza un eveniment în zilele noastre… e mai complicat. Pe lângă cele enumerate mai sus, mai ai nevoie de cel puțin 2 lucruri.

1. Sala/ clădirea în care bagi participanții să fie în regulă și la capitolul siguranță, nu doar să arate bine.

Dacă vrei să mă bagi într-un loc care nu are autorizații de la pompieri, spre exemplu, fă bine și anunță-mă. Fie că-s speaker, participant, sponsor, expozant. În funcție de asta, eu iau decizia dacă vin sau nu. Nu găsesc drept scuză validă “n-am știut, nu mi-a zis ownerul” sau “alt loc nu aveam pentru un eveniment ca ăsta” ori, mai grav, “toți fac așa”. Întrebi și te asiguri că e totul în regulă.

Am fost recent la un evemiment care s-a ținut într-o clădire care nu avea autorizații. Am aflat în ultima zi, din greșeală, când treceam prin fața recepției și am văzut anunțul impus de lege dosit cumva, dar nu prea dosit, ci cumva la vedere. Să vă explic cum am recționat și cum m-am simțit?

2. Dacă mă vrei sponsor, spune-mi, te rog, cine merge pe scenă, ce subiect abordează și, dacă e cazul, spune-mi cine sunt nominalizații la premiile pe care le oferi.

Aici am cam pierdut eu bătălia argumentelor, dar în sensul că hai să cădem de acord că nu suntem de acord. E complicat, da, dar nu imposibil.

În cazul în care sunt sponsor, am o foarte mare resposabilitate nu doar față de cei care lucrează sau folosesc brandul meu, ci și de munca mea sau a colegii mei.

O asociere nefericită de valori poate face foarte mult rău și după episodul cu care am început articolul, va fi cumva obligatoriu să se găsească acea soluție miraculoasă pentru rezolvarea punctului 2. Dar repet, nu e imposibil.

Ce poți și ce nu

Dacă ești sponsor, nu poți să te speli pe mâni să zici că nu e treaba ta, ci a organizatorului. Poți tu pune clauze în contract care să te ajute în instanță, dacă e cazul, dar odată răul produs, există șanse foarte mari să treci pe modul “damage control”, fără să mai ai timp de management e criză. Și aici nu te ajută nicio clauză contractuală.

Iar organizatorul, la rândul lui, ar trebui să poată spune lista de speakeri invitați sau de nominalizați la premii. Sau ambasadori. Știu, 99% dintre evenimente se pun laolaltă în a 12-lea ceas, dar cred că e un comportament care ar trebui să primească un upgrade. Sunt conștient că dacă s-ar face după cum sugerez eu, ar trebui să plătești, pentru început, din banii tăi, ca apoi să-i recuperezi din bilete, sponsorizări etc. Altfel ar fi foarte greu să dai toate detaliile unui eveniment când soliciți asociere cu un brand. Dar sunt la fel de conștient că nu oricine poate să facă evenimente, contrar credinței populare.

Concluzie

Dacă mai mulți organizatori s-ar pune pe întrebat și refuzat, cei care dețin sălile/ clădirile vor lua măsuri la un moment dat. Dacă mai mulți sponsori ar chestiona lista de speakeri și subiectele abordate, nominalizații la premii, ambasadorii sau siguranța oferită participanților, organizatorii s-ar conforma la un moment dat. Dacă participanții ar amenda mai des practicile greșite, și organizatorii și sponsorii s-ar gândi de două ori înainte să facă ceva interpretabil.

Una peste alta, responsabile sunt toate părțile implicate, inclusiv participanții. Pentru că fiecare, în lanțul ăsta, girează ceva. Și nu e tot timpul girat ce trebuie.

Însă, la final, majoritatea listei de responsabilități pică în cârca organizatorilor de evenimente.

Pierde ultimul care plătește TVA-ul. Consumatorul final.

Marian Hurducaș

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *